Anbindung an DMS / ECM System
Hallo zusammen,
ich bin zwar noch neu im Umgang mit Monkey Office, habe aber gleich mal einen Funktionswunsch.
Es geht um die Anhänge, die man zu Buchungen, Belegen und anderen Objekten anhängen kann.
Hier würde ich mir die Option wünschen, auch einen Link bspw als FQID in ein DMS oder ECM System hinterlegen zu können.
Es gibt für Kleinunternehmen bereits günstige oder sogar OpenSource Lösungen für DMS/ECM Systeme.
Alternativ könnte der Link mit einem FQDN auf das lokale File System oder ein File Share auf dem eigenen NAS oder Cloud zeigen.
Die Lösung stelle ich mir auch recht unkompliziert vor: Statt des Verweises auf einen BLOB in der DB einen Link wie https://, file///share, webdav, in dem entsprechenden Feld zu speichern.
Danke & Gruß
Thorsten
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Dem Wunsch schließe ich mich an, denn genau so etwas fehlt mir auch in MO.
Ein einfaches Textfeld, in das man einen Link zu einem Dokument in einem beliebigen DMS einbinden kann (ich verwende ecoDMS).
Das müsste ja nicht statt der Anlageverwaltung in MO integriert werden, sondern es wird einfach ein banales Textfeld in allen Buchungsfenstern ergänzt, in das man solche Links eintragen kann. In diversen Fenstern (wie z. B. der Kreditorenrechnung-Erfassung) fehlt mir z. B. auch ein banales Notizfenster, in der man etwas notieren kann, um auch noch Jahre später zu verstehen, warum man z. B. eine Rechnung so oder so erfasst hat...
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Ich klinke mich auch mal ein:
Sinnvoll wäre z. B. eine direkte Archivierung in das ecoDMS. Da man mit dem ecoDMS einen ScanInput-Ordner nutzen kann, wäre ein Button gut, der nach Klick im Hintergrund ein PDF erstellt und in das ScanInput Verzeichnis schiebt. Anschließend erledigt das ecoDMS ja den Rest.
Die Archivierung muss dann im ecoDMS anhand der Vorlagen selbst eingestellt werden.
So würde man aber den Zwischenschritt überspringen das Dokument separat im Pfad zu speichern. 1 Buttonklick und Monkey speicherts automatisch als PDF und ecoDMS archiviert automatisch.
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Nein, revisionssicher heißt, dass die Finanzbehörden sich das ansehen und es abnehmen und als Lösung akzeptieren.
Denn digitale Daten sind per se nicht revisionssicher, so wie auch Computer nicht per se sicher sind und sich nicht zu 100 % absichern lassen. Ein Restrisiko zur Manipulation bleibt immer.
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Hallo,
»Anbindung« an Ecodms könnte über einen Link möglich sein:
Dokument muss in Ecodms vorliegen
Monkey: Normale Soll-/Haben-Buchung
Ecodms-Datensatz-> Link->in die Zwischenablage kopieren
-> ins Notizenfeld der Buchung einfügen.
Aufrufen: Link im Notizenfeld auswählen, Kontextmenü-> URL aufrufen.
Dann wird das PDF überdenken Browser geladen, bei mir in Acrobat Reader.
Habe es eben mal aus Spaß ausprobiert.
Voraussetzung ist aber wahrscheinlich, das entweder der Ecomds-Connector oder der Client läuft, der Link geht nämlich über eine localhost-Adresse.
Debitoren-Kreditoren-Buchungen haben kein Notizenfeld, da geht es also leider vom Prinzip her nicht.
Noch was, ich habe einen Mac; ob es mit Windows so funktioniert weiß ich nicht.
Das Problem ist nur: Nach dem Verbuchen (festschreiben) läßt sich der Datensatz nicht mehr als Formular aufrufen (Bei Debitoren/Kreditoren geht das, im Lesemodus), so dass der Link nicht mehr ausgewählt werden kann.
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Gute Nachrichten!
Auch hier haben wir bereits begonnen eine Verbindung zwischen MonKey Office und ecoDMS zu programmieren. Ich denke allerdings, dass wir für eine endgültige Schnittstelle inkl. Beta-Tests noch 6 Monate benötigen werden.
Aktuell werden wir auch QPR-Partner von ecoDMS und können somit ab Mi besonderen Support bieten.
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Hallo an Alle!
Wir testen aktuell eine von uns programmierte Schnittstelle mit folgenden Funktionen:
- Übertragung von Eingangsrechnungen aus ecoDMS in MonKey Office als Kreditorenrechnung (somit automatische Buchung)
- Übertragung der 1. Rechnungsseite von ecoDMS als Anhang an die Buchung in MonKey Office
Unser Workflow dazu:
- Eingangsrechnung kommt (PDF oder Papier)
- Dokument wird in ecoDMS eingelesen (Scaninput-Ordner)
- Dokument wird in ecoDMS klassifiziert (Pflichtfelder: Belegnummer, -datum, SollKonto, HabenKonto, Brutto-Betrag), als Status erhält das Dokument "Zu Buchen". Bei gut programmierten Vorlagen werden viele unserer Eingangsbelege automatisiert klassifiziert, ohne dass manuell eingegriffen wird!
- Unsere Schnittstelle liest automatisiert alle Belege ein mit Status = Zu Buchen und überträgt die klassifizierten Werte zu MonKey Office. Dabei wird auch die Lieferantenzuordnung übernommen - so als wenn ich eine Kreditorenrechnung in MonKey Office direkt erfasse.
- Nach Übertragung ändern die Schnittstelle den Status des Dokuments auf den Status einer Wahl (bei uns: Zu Prüfen).
- Unsere Buchhaltung schaut täglich im ecoDMS nach Dokumenten mit Status "Zu Prüfen" und gleicht diese mit MonKey Office ab.
Vorteile:
- nur einmalige ordnungsgemäße Erfassung und Archivierung einer Kreditorenrechnung
- Dokumentenkontrolle bei der Klassifizierung und bei der Prüfung in MonKey Office
- kein manuelles Erfassen mehr in MonKey Office nötig
- Beleganhang an der Buchung selbst - somit kein langes Suchen in Ordnern/ im Archiv
Nachteile:
- die Schnittstelle funktioniert natürlich nur mit Eingangsbelegen, die auf ein Aufwandskonto gebucht werden
- Splittbuchungen sind also nicht möglich
Voraussetzungen:
- MonKey Office Connect
- Apache / nginx Webserver mit PHP ab 5.6
- ecoDMS Server mit aktivierter API (inklusive)
Erweiterungen:
Natürlich haben wir uns bereits Gedanken über Erweiterungen gemacht:
- Übertragung aller Dokumentenseiten als Anhang nach MonKey Office (als .jpg), nicht nur 1. Seite
Grund: Bei PDF-Übertragung fallen kostenpflichtige API-Connects an, bei JPG nicht. - Adminseite zum bequemeren Aufruf der Zusatztools (Status lesen, Attribute lesen,...)
- Automatisierter Adressenabgleich bei Aufruf der Dokumentenübertragung
Wie gesagt, wir testen die Schnittstelle aktuell und es läuft bisher reibungslos. Wenn jemand auch das Risiko eingehen möchte, die Schnittstelle aktiv im Produktivsystem einzusetzen, kann er gerne Kontakt zu uns aufnehmen: kontakt@marc-funk.de
Die Schnittstelle selbst werden wir natürlich immer wieder weiter entwickeln. Deshalb bieten wir die Schnittstelle aktuell für monatlich 29 € zzgl. 19% USt. an. Updates und Support sind natürlich inklusive. Ich denke, sobald der Funktionsumfang sich stetig vergrößert, steigern wir auch den Monatspreis. Wer jetzt also direkt dabei ist, hat Glück dass er den kleinen Preis auf Ewig behält ;)
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Hallo Marc,
das klingt sehr sehr gut und ich bin auf jeden Fall daran interessiert.
Wenn ich Euren aktuellen Stand korrekt verstehe, würden automatisch Kreditorrechnungen erzeugt, allerdings keine Eingangsrechnungen im Bereich "Einkaufsbelege", korrekt? Hier besteht dann ja das Problem, dass die Import-Schnittstelle nicht weiss, welcher offene Auftrag mit dieser Rechnung erstellt werden muss.
Hier müsste MO vielleicht eine Lösung anbieten, dass man aus einer Kreditorenrechnung einen offenen Auftrag in Einkaufsbelege "abschließen" kann.
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Hallo Sven!
Schön, dass du Interesse hast - sende gern eine E-Mail an uns, dann können wir alles weitere klären.
Zu deiner Frage:
Es macht keinen Sinn einen Einkaufsbeleg zu generieren, da aus dem DMS keine Einzelpositionen gelesen werden. Auch der Abgleich mit einem "Wareneingangsbeleg" würde häufig schief laufen, da die Beträge unterschiedlich wären.In der Theorie denkt man: Ich hab den Wareneingangsbeleg und lasse einfach die RG dagegen laufen. An sich eine gute Idee - dem DMS könnte ich ja die eindeutige Wareneingangsnummer mitteilen. Aber in der Praxis sind Wareneingangsbeleg und Rechnungsbeleg doch unterschiedlich.
Unsere Schnittstelle deckt bisher nur Belege ab, die direkt als Kreditorenrechnung ohne Lagerbestände etc. gebucht werden. Doch genau das macht in vielen Betrieben bis zu 30% der Belege aus: Telefonrechnung, Beiträge, Leasingkosten, Tankquittungen, Parkquittungen,...
Wenn ich nun - sagen wir 25 % - meine Belege nur noch einmal komplett erfassen muss, habe ich deutlich an Arbeitsaufwand gespart.
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Hi Marc,
die Mail kommt gleich ;-)
Es wäre schon sinnvoll, allerdings müsste das natürlich in MO programmiert sein.
Dort würde man offene Eingangsrechnungen mit importierten Kreditorenrechnungen verschmelzen können. Ähnlich, wie man es auch mit den Bankauszügen und den Buchungen dort mit offenen Kreditoren/Debitoren macht.
Das wäre allerdings dann etwas aufwendiger zu programmieren, das ist mir klar.
Bei mir stimmen die Positionen und die Gesamtsumme der Bestellung (in Eingangsbeleg) in 90% der Fälle mit der Eingangsrechnung überein. Natürlich würde das nicht für Teilrechnungen oder ähnliches gelten. Aber wenn der Gesamtbetrag der offenen Bestellung übereinstimmt, könnte MO den Auftrag automatisch als Eingangsrechnung mit den identischen Positionen weiterführen.
Aber wir schweifen ab, ich gebe Dir recht, dass Euer Ansatz natürlich schon einen großen Teil der Belege abdeckt und das ist auch schon einmal eine sehr große Erleichterung.
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wenn MO endlich mal ein entsprechendes Feld für Kreditorenrechnungen zur Verfügung stellen würde, in das man einen Link zu den ecoDMS-Belegen ablegen könnte, würde sogar die Notwendigkeit der Übernahme des gesamten PDFs entfallen, ein JPG der ersten Seite würde meist ausreichen und wenn man weitere Details braucht, klick auf den Link (den man mit Eurer Schnittstelle ja dann auch übertragen könnte) und bekommt die gesamte Rechnung als PDF in ecoDMS angezeigt.
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Ich bin mir ziemlich sicher, dass in Richtung DMS etwas kommen wird. ProSaldo wird genug auf dem Plan haben, was einprogrammiert werden muss (allein schon die ganzen gesetzlichen Anpassungen).
Nach Außen hin ist das leider nie sichtbar für den Kunden - doch als Entwickler muss man in sehr vielen Dingen 10 x um die Ecke denken, da jeder anders arbeitet - und vor allem viele Abhängigkeiten beachten.
Was viele ecoDMS Nutzer aber auch vergessen: Ich habe die Möglichkeit eine Tastenkombination festzulegen, die aus jedem Programm heraus funktioniert, das DMS startet und nach den entsprechenden Suchbegriff sucht, den ich vorher markiert habe.
So könnte man z. B. im Buchungstext die DocID per Hand eintragen und danach suchen lassen ;-)
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„Übertragung aller Dokumentenseiten als Anhang nach MonKey Office (als .jpg), nicht nur 1. Seite Grund: Bei PDF-Übertragung fallen kostenpflichtige API-Connects an, bei JPG nicht.“
Sorry, aber das ist doch großer Mist! Wer will denn so was haben?!?
(Mir kann das zwar egal sein, da ich sowieso schon weg bin, aber das ist nicht das, was man haben will.)Und ecoDMS ist ebenfalls eine sehr grottige Software. Die müssten mal ein modernes benutzerfreundliches Interface machen, eines das Shortcuts unterstützt, Drag & Drop usw. Beim Aussehen könnten die sich mal bei ownCloud inspirieren lassen.
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Lieber "post",
bitte Hausaufgaben machen!
Shortcuts: Wenn man die Software aktiv nutzen würde, wüsstest du, dass es ganz viele Shortcuts gibt in der Software (z. B. STRG + A = archivieren im Klassifizierungsdialog um nur ein Beispiel zu nennen). Dann hat man die Möglichkeit bei jeder Vorlage eine individuelle Kombination zu hinterlegen usw usw.
Drag & Drop: Ich kann nur den Kopf schütteln...installiere dir die aktuelle Version und schau es dir an! Eine Datei vom Desktop oder aus einem Ordner einfach ins ecoDMS ziehen und Schwupp - man kann es klassifizieren. Echt? Ja!
Aber genug dazu - hier geht es um die Anbindung eines DMS an MonKey Office. WIR haben uns für ecoDMS entschieden nachdem wir zig andere Programme getestet haben (in der Praxis). Anschließend haben wir angefangen Schnittstellen zu entwickeln. Mittlerweile (seit 2 Monaten erst) sind wir auch offizieller QPR-Reseller von ecoDMS - somit kennen wir die Software aus dem ff.
Die Übertragung der 1. Seite ist die 1. Funktion unserer Schnittstelle, die noch als Testversion läuft (steht alles oben...). Geplante Funktion:
"Erweiterungen:
Natürlich haben wir uns bereits Gedanken über Erweiterungen gemacht:
- Übertragung aller Dokumentenseiten als Anhang nach MonKey Office (als .jpg), nicht nur 1. Seite"
Eine PDF zu übertragen kosten ein API-Connect in ecoDMS, die separat gekauft werden müssen. Uns liegt es natürlich daran, möglichst keine / wenig Kosten für den Kunde zu generieren. Sprich: In der nächsten Version unserer Schnittstelle übertragen wir ALLE Seiten als .jpg. Ein PDF würde Kosten verursachen - wer es haben will: Gerne, dem stellen wir das auf PDF ein.
Grundsätzliches: Bevor du in einem öffentlichen Forum falsche Tatsachen aufstellst, sollte man sich vorher genau informieren und überlegen was man schreibt. In diesem Sinne: Schönen Abend und BITTE zurück zum Thema!
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„bitte Hausaufgaben machen!“
„STRG + A = archivieren“
STRG + A ist aber normalerweise „alles markieren“, auch unter Windows! ;-) Shortcuts, die mit systemweiten Shortcuts kollidieren sind keine brauchbaren) Shortcuts! Genau so was meinen ich ja, das ist Müll!
ecoDMS hatte ein Userinterface, was man als Benutzer nicht gerne nutzen will. Das wäre schon in den 90er-Jahren Mist gewesen! Wenigstens die Clients sollten nativ programmiert werden und sich gut ins System integrieren. Aber sie sehen aus wie häßliche Fremdkörper, wie häßliche Java-Programme! Das war schon in den 90er-Jahren grenzwertig, geht heute aber gar nicht mehr!
Dann hat es so ein dämliches Fenster an der Seite, was mir ständig Teile des Bildschirms verdeckt, denn ich arbeite mit mehreren Bildschirmen.
Und die Rollen sind ohne Weiterbildung der Mitarbeiter auch nicht nachvollziehbar! Wer denkt sich so was bloß aus?!?
ecoDMS war so schrecklich, dass ich es schnell wieder verworfen hatte. :-(
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