Abo-Rechnungen und SEPA-Lastschrift vereinfachen
Geplant
Für mich war der Hauptgrund zu Monkey-Office (Mac) zu wechseln, weil Abo-Rechnungen und SEPA-Lastschrift unterstützt werden. Das geht schon ganz gut (jedenfalls viel besser als mit "Lexware faktura & auftrag"), ist aber noch nicht ganz rund.
Ich denke, mein Anwendungsfall ist eigentlich ganz typisch: Am Monatsende verschicke ich die Rechnungen per E-Mail für den Folgemonat. Die SEPA-Abbuchung erfolgt dann am ersten des Folgemonats.
Herr Mutterer vom Support hatte mich gebeten, meine Probleme hier mal zu schildern. Mache ich gerne (in der Hoffnung, dass sich was verbessert).
Die Rechnungen habe ich alle als Abo-Vorlagen angelegt mit und als "Serienmuster" eingestellt "monatlich", jeweils mit Beginn am 25.
Als Zahlungsbedingung habe ich mir "Lastschrift" angelegt mit "Zahlungsart Lastschrift" und "fällig netto 3 Tage". Als weitere Zahlungsbedingung habe ich mir angelegt: "Erstlastschrift" mit "Zahlungsart Lastschrift" und "fällig netto 5 Tage"
Hier meine Wunschliste:
- Bei der Lastschrift-Frist müsste unterschieden werden zwischen der erstmaligen Verwendung und der wiederkehrenden Verwendung (2 bzw. 5 Bankarbeitstage Vorlauffrist?). Das kann sogar Lexware schon.
- Der Bankeinzug dürfte nicht vor der Fälligkeit der Rechnung erfolgen. Da es sich um Vorauszahlungen für den nächsten Monat handelt, will ich die frühestens am Monatsersten abbuchen.
- Dem bekannten Wunsch "Zahlungsvorgänge "en block" abwickeln", kann ich mich nur anschließen. Das ist wirklich lästig, dass man das einzeln durcklicken muss.
- Für den E-Mail-Versand der Rechnung "en block" an jeden einzelnen Kunden behelfen wir uns mit einem Workaround und haben den E-Mail Text ("Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage finden Sie die aktuelle Rechnung ...") in der "Nutzersignatur" hinterlegt. Hier wäre eine "richtige" Lösung schön (möglicherweise sogar mit individueller Anrede). Nachtrag: Auch der Wunsch ist nicht neu, siehe "E-Mail Templates für Mailtexte".
Über kurzfristige Verbesserungen insbesondere der o. g. Punkte Nr. 1 bis 3 würde ich mich sehr freuen – das würde mir dauerhaft viel Arbeit ersparen und die Fehleranfälligkeit verringern.
Danke!
Ralf Zosel
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Danke... das Problem wurde exakt beschrieben....
Eine Automatisierung wäre hier wirklich eine sehr sehr große Hilfe...
Denn, wenn man jeden Monat 30-40-50mal bei offenen Posten "rechte Maustaste, SEPA-Lastschrift erstellen, klick auf OK" durchführen muss, wird einem irgendwann schwummrig vor Augen...
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Bin dabei, klicke mich nun schon seit 2013 jeden Monat durch 100te Lastschriften und muss aufpassen, dass ich nicht mal aus Versehen eine vergesse... echt nervig. Hatte dass auch schon vor diesem Forum beim Support angefragt, damals noch telefonisch ... Zeitplan ist wahrscheinlich noch ein paar Jahre, oder?
Es werden wirklich immer mehr und auch wirklich gute Funktionen implementiert, nur leider häufig nur HALB. Ich verstehe echt nicht, ob ProSaldo dieses Programm für 5 Rechnungen im Monat konzipiert belassen möchte... dafür würde die momentane Zahlungsoption ausreichen. Bei 1000 Kunden könnte man am 01. beginnen und hoffen, man hat am Monatsende die Zahlungsliste korrekt fertig ^^;-)
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Lieber Herr Zosel, ich schrieb bereits, dass ich dies, ebenso, wie mein Wunsch bei der OP Anzeige, bereits seit 2013/14 existiert... Ich weiß nicht, wer die andeen Nutzer sind, aber mit Abrechnung scheinen die alle nichts am Hut zu haben. Da wird dann wohl eine Rechnung im Monat geschrieben und dafür sind die bestehenden Funktionen voll ausreichend. Somit bleibt die Klientel von Monkey wohl eher der kleine Krauter oder Leute, die das Programm wie ich, genau einmal im Monat für einen Tag benutzen um 200 Rechnungen manuell mit Lastschriften abzurechnen . ^^
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Als sich jetzt herausgestellt hat, dass die Mehrwertsteuersenkung eine neue Version (!) von MonkeyOffice voraussetzt, habe ich mich am Wochenende mal drangesetzt und ein eigenes kleines Programm in Python geschrieben, das genau das macht, was ich brauche:
- Wiederkehrende Rechnungen als PDF erzeugen (auf "Briefpapier")
- SEPA-XML-Datei zum Upload bei der Bank erzeugen und
- Rechnungen per E-Mail verschicken.
Alle dafür erforderlichen Daten pflege ich in einer CSV-Datei (mit Excel bzw. Numbers). Alles weitere geht dann vollautomatisch. Die Rechnungen sehen exakt so aus wie vorher und das Geld war heute auch auf der Bank. :-)
MonkeyOffice kann natürlich viel mehr – ich habe es aber tatsächlich nur für die oben aufgeführten 3 Punkte genutzt und da hat es leider seit Jahren die bekannten Schwächen.
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